THÔNG BÁO VỀ VIỆC HƯỚNG DẪN CHI TIẾT VỀ THỰC HIỆN CHẾ ĐỘ CHÍNH SÁCH, NỘI QUY, QUY CHẾ ĐỐI VỚI LƯU HỌC SINH LƯU TRÚ TẠI TRUNG TÂM HỖ TRỢ ĐÀO TẠO QUỐC TẾ
I. Hướng dẫn chung liên quan đến chế độ chính sách
1. Làm hồ sơ ban đầu đối với LHS mới
- LHS mới đến Trung tâm phải làm hồ sơ ban đầu để theo dõi trong quá trình lưu trú tại Trung tâm.
- Sau khi được cấp tài khoản SVNT LHS khai trực tiếp trên hệ thống sau đó sẽ được cấp tài khoản để theo dõi hồ sơ onlie trong suốt quá trình lưu trú tại Trung tâm (cấp phát chế độ, theo dõi điện nước, tài sản, bảo hiểm y tế….).
LHS truy cập vào địa chỉ hệ thống Quản lý sinh viên nội trú tại địa chỉ http://itsc.edu.vn/thu-tuc-tiep-nhan-lhs-noi-tru/thu-tuc-tiep-nhan-luu-hoc-sinh-noi-tru tải Mẫu số 01-HTĐTQT Phiếu đăng kí dành cho người nước ngoài học tại Việt Nam (điền đầy đủ thông tin vào phiếu) nộp lại cho Phòng Quản lý LHS và Chuyên gia để được cấp tài khoản sinh viên nội trú (tài khoản SVNT).
2. Cấp phát trang cấp ban đầu
a) Đối với LHS :
- LHS hệ dài hạn mới đến Trung tâm được cấp trang cấp ban đầu cho để sử dụng cho cá nhân một lần bằng hiện vật cho cả khóa học gồm: 01 đệm, 02 vỏ ga, 02 vỏ gối, 01 đèn bàn, 01 cốc uống nước (chỉ áp dụng cho LHS hệ dài hạn)
a) Đối với LHS Lào và Campuchia:
- Ngoài trang cấp quy định tại điểm a. Đối với LHS Lào và Campuchia đã biết tiếng Việt (không học dự bị tiếng Việt tại Việt Nam) ngoài trang cấp ban đầu kể trên LHS còn được Trung tâm cấp kinh phí hỗ trợ trang cấp ban đầu bằng tiền là: 4.480.000 đồng/người, được thanh toán tiền phương tiện đến Việt Nam. Căn cứ vào tình hình thực tế Trung tâm có thể phát bằng tiện hoặc hiện vật.
3. Cấp phát Sinh hoạt phí hàng tháng
a) Định mức chi
- LHS được hưởng sinh hoạt phí theo Thông tư Số 24/2018/TT-BTC ngày 12/03/2018 và Thông tư số 55/2020/TT-BTC ngày 12/6/2020 Hướng dẫn quản lý kinh phí đào tạo lưu học sinh nước ngoài diện Hiệp định học tại Việt Nam:
- LHS đào tạo dài hạn hệ đại học: 3.630.000 đồng/người/tháng.
- LHS đào tạo dài hạn hệ sau đại học: 4.110.000 đồng/người/tháng.
- LHS đào tạo, tập huấn ngắn hạn: 4.820.000 đồng/người/tháng.
b. Thời gian cấp sinh hoạt phí đối với LHS
- LHS hệ đại học: LHS được cấp kể từ tháng có quyết định tiếp nhận nếu có LHS có mặt và nhập học, tổng thời gian hưởng đối với khối ngành kỹ thuật không quá 5 năm, khối ngành kinh tế không quá 4 năm, Y không quá 6 năm, Dược không quá 5 năm (theo khóa học được quy định theo quyết định của cơ sở giáo dục). Đối với LHS tốt nghiệp Sinh hoạt phí được cấp đến hết tháng mà LHS tốt nghiệp (căn cứ để xác nhận là Quyết định công nhận tốt nghiệp, Bằng tốt nghiệp hoặc hoặc giấy chứng nhận hoàn thành khóa học hoặc giấy chứng nhận tạm thời). Trường hợp đặc biệt cơ sở giáo dục phải xác nhận bằng văn bản.
- LHS hệ sau đại học: LHS được cấp kể từ tháng có quyết định tiếp nhận, nếu có mặt và nhập học, tổng thời gian hưởng đối với bậc học Thạc sĩ không quá 02 năm, tiến sĩ không quá 03 năm (theo khóa học được quy định theo quyết định của cơ sở giáo dục). Đối với LHS tốt nghiệp sinh hoạt phí được cấp đến hết tháng mà cơ sở giáo dục cấp giấy chứng nhận hoàn thành khóa học học, Quyết định công nhận tốt nghiệp.
- LHS dự bị tiếng Việt, ngắn hạn, thực tập sinh, đối tượng khác: Hưởng theo quyết định của cơ sở giáo dục
- Sinh hoạt phí được cấp theo năm (1 năm là 12 tháng), nếu LHS tốt nghiệp trước thời gian đó LHS không được hưởng sinh hoạt phí của cả khóa học, LHS chưa tốt nghiệp LHS có quyền đề nghị gia hạn thời gian học tập để tiếp tục hưởng (nếu có quyết định gia hạn của cơ sở giáo dục).
d) Cấp sinh hoạt phí hàng tháng tại Trung tâm
- Hàng tháng căn cứ vào tình hình thực tế Trung tâm sẽ thông báo cụ thể thời gian phát sinh hoạt phí hàng tháng cho LHS biết để lên kế hoạch đi lĩnh.
- LHS khi đi lĩnh sinh hoạt phí phải mang theo sổ và các giấy tờ liên quan do Trung tâm cấp để đối chiếu.
- LHS mất sổ phải có đơn đề nghị cấp lại sổ kèm theo 01 ảnh kích thước 4*6 để được cấp lại và mất phí làm lại sổ theo quy định.
- Sinh hoạt phí của LHS nào LHS đó lĩnh không được phép ủy quyền lĩnh cho nhau. Trừ trường hợp đặc biệt do Trung tâm quyết định
e) Về việc tạm dừng cấp sinh hoạt phí cho LHS
- Hết thời gian được hưởng chế độ Hiệp định theo quy định
- Tạm dừng theo đề nghị của phía gửi đào tạo (Có quyết định kéo dài thời gian học tập nhưng trong quyết định không ghi được hưởng chế độ, bị buộc thôi học, tự ý bỏ học, tự ý về nước không báo cáo, tạm dừng học trong thời gian dưới 12 tháng có lý do chính đáng).
- Không chấp hành nội quy KTX của Trung tâm
f. Thanh toán chế độ đối với LHS mới
- LHS Lào và Campuchia đã biết tiếng Việt (không học dự bị tiếng Việt tại Việt Nam) được thanh toán cấp trang cấp ban đầu và thanh toán tiền vé máy bay cần nộp các thủ tục sau:
- Thẻ lên máy bay kèm theo hóa đơn tài chính, LHS sử dụng phương tiện khác (không phải là máy bay): nộp hành trình chi tiết kèm theo hóa đơn tài chính. Nếu là tiếng nước ngoài phải có xác nhận của Đại sứ quán và được dịch ra tiếng Việt.
Căn cứ để thanh toán trang cấp ban đầu và phương tiện đi lại Quyết định tiếp nhận của Bộ Giáo dục và Đào tạo
g. Về việc giải quyết chế độ cho LHS tốt nghiệp
- LHS tốt nghiệp nộp hồ sơ để thanh toán chế độ tốt nghiệp, hồ sơ tốt nghiệp gồm: (Quyết định tốt nghiệp hoặc bằng tốt nghiệp hoặc giấy chứng nhận hoàn thành chế độ, giấy chứng nhận tạm thời, hộ chiếu).
- Trước khi tốt nghiệp LHS có trách nhiệm thanh toán các khoản nợ phát sinh như tiền điện, nước dùng vượt định mức, nộp lại thẻ BHYT, bàn giao lại tài sản…..
- LHS sẽ cấp 01 vé máy bay theo lịch trình tiết kiệm nhất (không cấp bằng tiền), Trung tâm sẽ không thanh toán tiền cho LHS tự mua vé.
- LHS tốt nghiệp theo đợt đi tập trung sẽ được trung tâm bố trí xe đưa ra sân bay, LHS có việc về nước vì lí do các nhân phải tự túc phương tiện ra sân bay. Kể từ khi tốt nghiệp 07 ngày nếu LHS không đến làm thủ tục tốt nghiệp sẽ không được hưởng chế độ xe đưa ra sân bay.
- Trung tâm không nhận giải quyết thanh toán chế độ đối với LHS vi phạm nội quy KTX.
4. Khám sức khỏe ban đầu, khám chữa bệnh cấp phát thẻ BHYT
- LHS đến Trung tâm phải kiểm tra sức khỏe ban đầu theo quy định tại cơ sở y tế theo Thông báo của Trung tâm. LHS nào không khám nếu không có lý do chính đáng phải bỏ tiền tự khám và nộp lại kết quả cho Trung tâm.
- LHS diện Hiệp định được Trung tâm mua và cấp thẻ BHYT, LHS liên hệ với bộ phận kế toán để nhận và có trách nhiệm giữ thẻ BHYT trong suốt quá trình học và lưu trú tại Trung tâm.
II. Quy định về tạm vắng tạm trú cấp thị tạm trú, thị thực
1) Về việc tạm trú tạm vắng
- Đối với LHS mới đến Trung tâm: Trong vòng 24h LHS phải nộp mẫu Mẫu số 1-HTĐTQT Phiếu đăng kí dành cho người nước ngoài học tại Việt Nam để Trung tâm khai báo tạm trú trên hệ thông của Cục Quản lý xuất nhập cảnh – Bộ Công an (nộp kèm hộ chiếu).
- LHS không ở KTX từ 1 ngày trở lên phải báo Phòng Quản lý LHS và Chuyên gia để khai báo tạm vắng theo quy định.
2) Về việc gia hạn tạm trú và thị thực
- LHS lưu trú tại Trung tâm sẽ được Trung tâm gia hạn tạm trú và thị thực 1lần/1 năm/1LHS. Mỗi tháng 01 lần Trung tâm sẽ gia hạn tạm trú cho LHS hết hạn tạm trú và thị thực trong tháng đó. Chỉ nhận hộ chiếu còn thời hạn trên 06 tháng theo quy định
- LHS có trách nhiệm theo dõi tạm trú và thị thực, trước khi hết hạn tạm trú 01 tháng LHS có trách nhiệm vào tài khoản Quản lý sinh viên nội trú để kiểm tra, khai báo lại thông tin về việc đề nghị gia hạn tạm trú theo mẫu NA5 của Bộ Công An, in, ký nộp kèm hộ chiếu cho đoàn LHS (đối với LHS có đoàn được Trung tâm cho phép thành lập). Đoàn LHS có trách nhiệm lập danh sách tập hợp tờ khai theo mẫu NA5 kèm hộ chiếu nộp lại cho chuyên viên Phòng QLLHS&CG phụ trách gia hạn tạm trú cho LHS trước khi hết hạn tạm trú và thị thực 15 ngày.
- Sau khi gia hạn xong tạm trú cho LHS chuyên viên phụ trách tạm trú có trách nhiệm bàn giao lại hộ chiếu cho đại diện đoàn để trả lại cho LHS.
- Đối với LHS gia hạn tạm trú và thị thực phải nộp phí theo quy định, trước khi gia hạn tạm trú và thị thực LHS nộp tiền trước cho chuyên viên phụ trách tạm trú sau đó nhận lại hộ chiếu và biên lại thu tiền của phía Công an theo quy định của nhà nước khi nhận lại hộ chiếu.
- Đối với LHS để quá hạn tạm trú và thị thực phải có đơn giải trình kèm theo văn bản của cơ quan chức năng (Đại sứ quán, Cơ sở giáo dục…) và hoàn toàn chịu trách nhiệm về việc để quá hạn tạm trú và thị thực. Nếu phải nộp phạt LHS phải tự đi nộp phạt cầm hóa đơn kèm biên lai về nộp cho chuyên viên phụ trách để lấy lại hộ chiếu.
- Chuyên viên phụ trách tạm trú có trách nhiệm lập biên bản đối với những trường hợp quá hạn tạm trú và thị thực. LHS vi phạm kí vào biên bản và cam kết nộp phạt theo quy định (nếu có). Chỉ gia hạn tạm trú và thị thực khi có đợt gia hạn trong tháng tiếp theo, thời hạn quá hạn tạm trú và thị thực LHS phải chịu trách nhiệm.
- Đối với LHS đổi hộ chiếu: nộp hộ chiếu cũ kèm hộ chiếu mới (còn giá trị tạm trú và thị thực) trước khi hết hạn tạm trú và thị thực 01 tháng.
3. Các trường hợp Trung tâm sẽ không giải quyết liên quan đến tạm trú tạm vắng
- Sử dụng tạm trú, thị thực không đúng mục đích nhập cảnh vào Việt Nam trước khi có Quyết định được phép học tại Việt Nam
- Xin chuyển đổi tạm trú và thị thực không đúng mục đích học tập (lao động, du lịch…).
- Tự ý nghỉ học không xin phép, không được các cơ quan chức năng cho phép (cơ sở giáo dục, Đại sứ quán..)
- Không bổ sung giấy tờ theo liên quan đến việc cấp tạm trú và thị thực mới theo quy định của cơ quan chức năng.
- Không nộp hộ chiếu sau khi có thông báo nộp hộ chiếu
- Tự ý đi lại nhiều lần làm thay đổi hộ giá trị tạm trú và đổi hộ chiếu mới không có lý do chính đáng.
- Xác nhận tạm trú vào đơn theo mẫu để làm việc tại Việt Nam để lưu trú tại địa chỉ khác, để xử dụng vào mục đích khác.
- Vi phạm nội quy ký túc xá
III. Quy định về việc sử dụng tài sản, điện nước.
1 . Về việc sử dụng điện nước
- Mỗi LHS được hưởng 60KWh/1LHS/1 tháng không phải trả tiền quá số quy định này LHS phải trả tiền theo thanh toán thực tế.
- Mỗi LHS được hưởng 6m3/1LHS/1 tháng không phải trả tiền quá số quy định này LHS phải trả tiền theo thanh toán thực tế.
- Trước ngày 15 hàng tháng Trung tâm sẽ tổ chức việc đo đếm điện, nước đối với LHS lưu trú tại các KTX của Trung tâm sau khi tính toán về việc sử dụng điện hàng tháng sẽ được thông báo để LHS xem có ý kiến trước ngày 22 hàng tháng để làm căn cứ thu tiền.
- LHS không được sử dụng các thiết bị điện đã được quy định tại khoản….Điều Nội quy KTX, nếu cố tình sử dụng sẽ bị lập biên bản tịch thu xử lý theo quy định.
2. Về việc sử dụng bảo quản tài sản
- Khi đến Trung tâm sẽ được Trung tâm bàn giao cho LHS mượng 01 tủ , 01 giường, 01 bàn học, 01 bình nóng lạnh, 1 quạt trần…. để sử dụng, tốt nghiệp hoặc về nước phải bàn giao lại cho Trung tâm, nếu làm hỏng hoặc mất LHS phải chịu trách nhiệm bồi thường theo giá trị thị trường. LHS có trách nhiệm theo dõi tài sản Trung tâm cho mượn tại Hệ thống quản lý sinh viên nội trú
- LHS có trách nhiệm tự bảo quản tài sản cá nhân tự mua sắm mất hoàn toàn chịu trách nhiệm (các phương tiện đi lại, máy tính cá nhân, điện thoại, tiền, quần, áo, đồ dùng cá nhân….) làm mất tự chịu trách nhiệm.
- Không tự ý mang tài sản khác do Trung tâm cấp ra ngoài, không mang tài sản bên ngoài vào Trung tâm khi chưa được sự đồng ý của Trung tâm
- Tùy vào điều kiện thực tế mỗi LHS chỉ được phép để tối đa 01 phương tiện đi lại (xe máy, xe đạp) ở sân KTX phải đăng ký với Trung tâm, hết khóa học LHS phải đem tài sản đó ra khỏi KTX. Nếu không mang phương tiện ra khỏi KTX Trung tâm sẽ xử lý theo quy định.
- LHS tốt nghiệp phải báo cho Trung tâm trong vòng 05 ngày và phải mang toàn bộ tài sản cá nhân trừ các tài sản Trung tâm cho mượn ra khỏi KTX, hết thời hạn trên Trung tâm sẽ lập biên bản xử lý bỏ toàn bộ tài sản đối với LHS và thông báo cho đoàn LHS biết.
- Đối với LHS tự ý về nước, bỏ học, thôi học không báo, Trung tâm sẽ tiến hành lập biên bản báo cho đoàn xử lý trong thời gian 05 ngày. LHS hoàn toàn chịu trách nhiệm về số tài sản trên
3. Thông báo về việc sửa chữa tài sản trong KTX
- Khi tài sản trong KTX hoặc trong phòng ở hỏng LHS chụp ảnh và gửi lại cho chuyên viên quản lý KTX để được kiểm tra và hướng dẫn và sửa chữa kịp thời.
- LHS tự bỏ tiền sửa chữa nếu vi phạm Điều 3 nội quy KTX làm hỏng các vật dung đã được trang bị.
IV. Quy định về sử dụng bếp tự nấu, sân chơi, các câu lạc bộ
- Câu lạc bộ tự học
Thời gian sử dụng câu lạc bộ tự học
a) Từ thứ hai đến thứ sáu: Từ 8h00 đến 19h00.
b) Thứ bẩy, chủ nhật: Từ 07h 30 đến 10h00 và từ 14h00 đến 19h00.
- Sử dụng câu lạc bộ đúng vào mục đích học tập
- Có ý thức giữ gìn vệ sinh chung, dọn dẹp vệ sinh sạch sẽ trước và sau khi sử dụng
- Có ý thức tiết kiệm trong sử dụng điện nước tại câu lạc bộ
- Nghiêm cấm dùng câu lạc bộ vào việc nấu ăn, liên hoan.
- Không tự ý di chuyển tài sản ra khỏi câu lạc bộ
- Thanh toán tiền điện, nước vượt trội theo quy định, bồi thường tài sản được trang bị trong câu lạc bộ nếu làm hỏng.
2. Bếp tự nấu ăn
Thời gian sử dụng bếp nấu ăn
a) Từ thứ hai đến thứ sáu: Từ 8 h00 đến 19h00.
b) Thứ bẩy, chủ nhật: Từ 07h 30 đến 10h00 và từ 14h00 đến 19h00.
- Sử dụng bếp tự nấu ăn đúng mục đích, Không được câu, mắc, sử dụng điện tùy tiện, sử dụng các thiết bị điện khác vào mục đích nấu ăn không do Trung tâm trang bị. Trước khi ra khỏi phòng tự nấu phải tắt tất cả các thiết bị điện.
- Thực hiện đúng các quy định về an toàn phòng cháy chữa cháy, nắm vững quy trình xử lý khi có cháy nổ xảy ra.
- Có ý thức giữ gìn vệ sinh chung, dọn dẹp vệ sinh sạch sẽ trước và sau khi nấu ăn, để rác đúng nơi quy định
- Tự chịu trách nhiệm về an toàn vệ sinh thực phẩm do cá nhân mua
- Tự trang bị thiết bị vật dụng để nấu ăn (nồi, xoong, chảo….)
- Nấu ăn theo đúng giờ, ngày quy định
- Thanh toán tiền điện, nước vượt trội theo quy định, bồi thường tài sản được trang bị trong bếp nếu làm hỏng.
3. Sân chơi và câu lạc bộ thể thao
Thời gian chơi thể thao
a) Từ thứ hai đến thứ sáu: Từ 16h00 đến 19h00.
b) Thứ bẩy, chủ nhật: Từ 07h 30 đến 10h00 và từ 14h00 đến 19h00.
- Sân chơi thể thao ở các KTX và câu lạc bộ thể thao của Trung tâm là sân chơi chung của các nước chỉ sử dụng vào việc chơi các môn thể thao (bóng chuyền, bóng bàn, cầu lông) cấm đá bóng và tụ tập ăn uống.
4. Tổ chức các hoạt động
Cá nhân LHS, Đoàn LHS muốn tổ chức các hoạt động tập thể về: Văn hóa, thể dục thể thao, hội họp trong khu KTX phải có văn bản gửi Trung tâm và chỉ được tổ chức thực hiện khi được sự đồng ý của Trung tâm.
V. Quy định về thành lập đoàn LHS
a) Việc thành lập ban đại diện Đoàn LHS
- Ban đại diện đoàn LHS: Phụ trách quản lý LHS nước mình tại Trung tâm. Đoàn LHS có 100 LHS lưu trú thường xuyên trở lên thì được phép thành lập Ban đại diện (mỗi nước có tối đa 01 Ban đại diện) nhiệm kỳ là 01 năm, Ban đại diện Được đoàn LHS đó bầu và gửi danh sách đề nghị Trung tâm phê duyệt. Đối với Đoàn LHS có dưới 100 LHS trở xuống tùy vào số lượng cụ thể Ban đại diện sẽ do Trung tâm quyết định.
b) Trách nhiệm của Ban đại diện Đoàn LHS
Phối hợp với Trung tâm trong việc đôn đốc, giám sát hướng dẫn LHS thực hiện nội quy, quy chế của Trung tâm.
c) Chế độ đối với Đoàn LHS
- Hàng tháng Đoàn LHS gửi danh sách Ban đại diện đã được phê duyệt kèm theo giấy đề nghị thanh toán theo mẫu để đề nghị Trung tâm cấp tiền hỗ trợ hoạt động của đoàn theo định mức 1.000.000đ/1 tháng/1 đoàn.
- Cuối năm học để chuẩn bị cho hoạt động tổng kết đoàn bầu cử đoàn mới các đoàn LHS làm 01 báo cáo tổng kết theo mẫu gửi Trung tâm kèm theo đề nghị để được hưởng tiền tổng kết năm học theo định mức 5.000.000đ/1đoàn
II. Hướng dẫn về việc hoạt động văn hóa TDTT, khen thưởng, kỉ luật
1. Thể thao văn hóa
- Chi mua dụng cụ thể thao hàng tháng: Đoàn LHS Lào và Campuchia hàng tháng sẽ được nhận trực tiếp theo tháng (01 quả bóng chuyền, 01 quả bóng đá, 1 hộp bóng bàn, 3 hộp cầu lông).
- Chi hỗ trợ thuê sân bóng đá mức chi không quá 2.500.000đ/1 tháng: sau khi thuê sân xong, LHS lấy chứng từ hợp lệ có xác nhận của sân bóng để thanh toán.
- Chi hỗ trợ mua quần áo thể thao vào dịp tết cổ truyền của Lào và CPC định mức chi 2.000.000 đ/1 năm/1 đoàn. Các đoàn LHS lấy hóa đơn tài chính nơi mua kèm theo giấy đề nghị thanh toán gửi Trung tâm để được thanh toán.
2. Khen thưởng và xử lý vi phạm đối với lưu học sinh
Công tác khen thưởng và xử lý vi phạm đối với lưu học sinh về việc thực hiện Nội quy này thực hiện theo Điều 13 Quy chế quản lý người nước ngoài học tập tại Việt Nam ban hành kèm theo Thông tư số 30/2018/TT-BGDĐT ngày 24 tháng 12 năm 2018 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo.
3. Tổ chức thực hiện
Phòng Quản lý lưu học sinh và chuyên gia chủ trì, phối hợp với các phòng, đơn vị có liên quan, ban đại diện các đoàn LHS kiểm tra, đôn đốc LHS thực hiện Nội quy này và hướng dẫn: khách đến liên hệ công tác; thân nhân, bạn bè của LHS đến thăm LHS./.
